لزوم مستند سازی مکاتبات و مراجعات مردمی در شورا

مراجعه و مکاتبه بخش عمده ای از ارتباط مردم و شورا را به خود اختصاص داده و در صورتی که ساماندهی شده و به نحو شایسته آنالیز گردد، مشکلات به صورت ریشه ای شناسایی شده و در آن صورت خواهیم توانست راه حلی اساسی برای آن پیدا کنیم.
فراموش نخواهیم کرد ساختارهای سنتی دیگر قادر به جوابگویی درخواست های روزافزون شهروندان نمی باشد و در صورتی شورا در حل مشکلات مردمی پیروز و موفق خواهد بود که خود را به مکانیزم های جدید و تکنولوژی های روز تجهیز نماید.
به نظر می رسد در صورتی این امر محقق می گردد که برای مکاتبات شورا مکانیزمی علمی، تعریف و عملیاتی گردد. این امر مستلزم آن است که هر گونه درخواست و مراجعه مردمی به شورا بر اساس شماره و تاریخ طبقه بندی شده و تصویری از آن در آرشیو جهت تجزیه و تحلیل بعدی نگهداری گردد.